コラム

2015-10-05

業務の効率化!生産性向上のポイントとは?

効率・生産性の重要性と考え方
組織運営においては、業務をいかに効率化して生産性を向上するかという点が、大きな課題になります。

業務効率が悪く生産性の低い組織は、直接的に事業の利益率を圧迫する要因になってしまいます。監督者などの部門長であれば、自身の仕事の効率だけでなく、組織全体に目を配って効率を上げる方法を探し、生産性を向上させていく必要があります。

ちなみに仕事における「効率」は、「使った労力に対して得られた成果の割合」と理解すると、イメージが明確になります。
仕事がいくら早くても成果に繋がるものでなければ意味はないのです。この考え方を事業活動全体に当てはめれば、「消費した経営資源に対する顧客満足度の割合」ということになります。ここで求められる割合が大きければ大きいほど生産性の高い組織と言えます。


生産性を向上させるために
生産性の向上には、突き詰めると非常にたくさんの要素が絡みあいます。そのため、できることも多岐にわたりますが、ここでは監督者として組織の状態やメンバーの働きぶりを観察することで気付くことができる、生産性向上のポイントを紹介します。

最もシンプルな生産性向上のポイントとして、以下の2つがあります。

ひとつは「無駄な時間を少なくして、重要な仕事に使う時間を多くする」ということ。もうひとつは「一定の時間内でできる仕事の量と質を高める」ということです。

前者の「無駄な時間の削減」のためには、仕事のフローを一度すべて洗いだしてフローチャートなどで見える化することが有効です。

各段階でかかる時間も書き出します。そうすることで、どこで時間がかかっているかが分かり、また省ける手順なども見つかりやすくなります。


人材育成が生産性向上につながる
後者の「仕事の質と量を高める」というポイントは、メンバーそれぞれの経験とスキルに関わる問題です。より良い仕事を、より短い時間でできるようになることで生産性は向上します。OJTの充実、勉強会の実施、できる社員のノウハウ共有などの手を打つことができます。

またメンバーの時間に対する意識改革も有効です。スケジュールはしっかりと組んでいるか、段取りに注意して仕事を組み立てているか、より効率的に仕事をこなす方法を検討しているか、といった事への意識をみんなが持っているでしょうか。
仕事そのものというより、仕事に付随する部分ですが、こうしたタイムマネジメントの重要性などの意識もしっかりと高めることで、組織の生産性は向上します。

この記事を書いたプロ

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経営コンサルタント 中村芳樹

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