コラム

 公開日: 2014-11-24  最終更新日: 2014-12-19

業務改善で陥る罠

 「利益向上へお悩みの方へ」でも述べていますが
 「あるべき姿」と現状のギャップが解決すべき問題です。(しかし、現状が把握できていない企業のいかに多い事か?)
下に述べるようなやり方で作業を進めることが多いようです。
AsIs(アズイズ:現状)を確認し、ToBe(ツービー:あるべき姿)を作成します。
この時AsIsでの問題点をどのように解決するかをToBeに入れて行きます。
ここに罠が存在します。
もっともAsIsを整理しないで直接ToBeを作成する場合が多々見受けられます。
    現状は各部署の人は把握しているという想定の様ですが下に述べる理由により大きな問題を招きます。
    時間も予算もない中で大変とは思いますが、何が目的なのかを疑問視せざるを得ません。
    この辺は経営TOPの認識と指示の出し方が重要となります。
罠とは、現状の業務がゆがんでいる場合がほとんどなのに、それに気づかず直接現状の問題点の解決案でToBeを作成してしまうことです。
  現状業務のゆがみとは、
  現在のシステムを導入した時、予算、期間、システムの機能により全部の要求が実現できていない。
    また、システムの理解度が低いまま導入をしてた部分があると考えられる。それらの問題を業務の運用方法でカバーしてきている。いつしかそれが常識(当然と思ってしまう)となってしまう。
つまり、本来あるべき姿への過程(途中)ではなく、様々な妥協の産物となっていることです。
その中で、現状の洗い出しを行う事になります。
       (通常は業務名称と業務概要をまとめる程度が多いようです。)  
  現状の業務フロー・ビジネスフローが残っていることはほとんどありません。(古くて使い物にならない)
  作業手順書、業務手順書はかなり存在しますが、部分的なものが多く、全体の流れを把握するのには
   不向きです。また、何故このやり方をするかは記述されていなくて、人に継承されています。
  いずれにしても、問題が発生するたびに改定はされていますが、当然ですがあくまで部分であり全体を通しての改定とはなかなかならない様です。
現状の洗い出しを行ったら、それを整理し、あるべき姿とのギャップを改善点とすべきですが、上述のように 現状の洗い出しから直接その問題点の解決案を作成しToBeとしてしまうという所にあります。
  極端な例となりますが次ようなものもあります。
        2部上場の部品メーカー
特定の顧客からは、内示を受けていたが、営業部門としては内示とそれの引取のための受注が
区別できていないため、同一顧客からの受注が2種類あるという認識を持っていた。
実際には出荷で問題が起きていないため業務のどこかで扱いは正しく行われていると思われたが、
上記の認識のため、製造計画が信用できない状態となり、工場が独自で 過去実績から製造計画を
立案していた。
業務改善のためのToBeでは、営業部門でシステムへ2種類の受注を登録できるようにとなっていた。

この記事を書いたプロ

株式会社アッシュ

システムコンサルタント 藤井政雄

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